河南艺术职业学院
办公自动化（OA）使用管理办法
第一章 总则
第一条 为提高办公效率，节约办公成本，规范办公流程，提升管理水平，根据上级主管部门的有关规定及学院实际，现就河南艺术职业学院办公自动化系统(以下简称“OA”)的使用管理制定本办法。
第二条 OA系统是学校信息化建设工作的重要组成部分，是基于智慧校园、服务各部门和教职员工的办公平台。
第三条 学校面向全体教职员工(以下统称“用户”)推广使用0A系统。
第二章 系统管理
第四条 校长办公室是0A系统的主要管理部门，负责OA系统的规划、规章制度制定等工作；同时，也负责按照电子档案管理的有关规定，对0A系统中产生的电子公文及其他电子材料做好归档。信息中心负责技术支持和系统维护工作，保障系统安全、稳定运行；
第五条 各部门要高度重视0A系统的实施应用和管理工作，明确 1 名工作人员作为信息管理员具体负责本部门用户的业务指导与管理服务等工作。
第六条 OA系统管理维护人员要政治坚定、业务熟练、操作规范，具有较高的技术水平和良好的服务意识。
第七条 各部门联络员如有调整，应及时报告办公室和向信息技术中心备案。
第三章 用户管理
第八条 OA系统以实名制账户管理。机构与人员信息由人事处负责管理，新增人员的开户和调离岗位人员的销户由人事处按照管理权限办理。
第九条 用户的公文处理权限根据该用户的岗位职责确定并根据岗位和工作分工的变动及时做出相应调整。未经管理人员同意，任何人不得随意让学院无关人员及外部人员登录并查看OA系统中的内容。
第十条 用户要充分认识0A系统的重要性，加强学习，熟练掌握使用方法，充分发挥OA系统在日常工作中的重要作用。
第十一条 用户应妥善保管自己的账户资料。初次登录系统时应尽快修改个人初始密码。如密码遗忘或被盗用，应及时报告OA系统管理员。
第十二条 用户要认真履行工作职责，每天及时登录系统查看并处理工作。较长时间离开时要及时退出0A系统，确保账户安全。
第十三条 用户因请假、出差等原因长时间不能处理公文时，应由所在部门做出工作调整确定负责人员，或通过“委托工作”功能(详见菜单—个人事务—委托工作)，将工作委托至其他用户(被委托人)。被委托人应按照要求做好相关工作。
第十四条 用户要认真贯彻执行国家计算机信息系统安全保护法律、法规及学院的有关规定，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第四章 使用管理
第十五条 学院有关公文的处理、会议和活动的通知及部门内部日常办公，均应通过OA系统进行。
第十六条 各部门在 0A系统中发布信息前，应先由本部门领导审核，重大原则问题应向分管领导汇报。部门负责人对本部门在0A系统中所发布信息的可靠性和严肃性负责。
第十七条 各部门在发起校级的请示、报告、议题提报、印发学院公文等涉及多部门的工作流程时，应主动与有关部门做好事前沟通，经过充分的沟通后方可提交。
第十八条 学校领导及各部门负责人在0A系统上的“签署意见”，与在传统纸质文上的“手写意见”具有同等效力，意见内容应态度明确，可操作性强，不得使用模棱两可的词语。如领导批示意见中未明确某项具体工作任务的牵头部门，则默认为排名第一位的部门为牵头部门。
第十九条 职能部门面向全校教职员工发布的通知公告，应由部门负责人审核，并经办公室负责人审批。各部门内部通知公告，不得面向全院发布
第二十条 各部门或个人向学校领导发送文件材料等，原则上需经办公室审核转办。领导直接交办或向分管领导汇报工作的情况除外。
第二十一条 非紧急公务，原则上应在法定工作日上班时间发起或办理，以维护正常作息秩序。
第二十二条 OA系统仅限用于开展工作，任何部门与个人不得发布与工作无关的信息。
第五章 电子公文管理
第二十三条 电子公文是指有别于纸质公文，以计算机电子文档为载体，以计算机网络及其他数据通信介质为传播渠道的新的公文及公文处理形式。
第二十四条 已在OA系统中流转、发布的电子公文，学院不再使用和接收各部门的纸质形式公文，学院电子公文与原有纸质具有同等效力。
第二十五条 电子公文的种类、格式、处理须遵守国家和字院的有关规定。
第二十六条 涉密公文不得通过OA系统流转，须按照国家保法律、法规及学院保密管理规定进行处理，如违反规定并造成泄密等事故的，将追究有关部门和个人的责任。
第二十七条 OA系统中电子公交的归档工作按照国家法律、法规及学院档案管理规定进行处理。
第六章 应急处理
第二十八条 OA系统出现故障时，用户应及时联系本部门信息管理员，查明原因，排除故障，如无法解决，应及时联系信息中心协助处理。
第二十九条 OA系统如出现故障短时间内无法排除，全院以纸质形式处理各类公文，以保障工作正常开展，OA系统恢复正常后，再补办公文流转手续。
第三十条 本办法自发布之日起施行，由校长办公室、信息中心负责解释。
河南艺术职业学院
2021年5月
